¿Cuál es el trabajo de la Event Planner? es la pregunta que se hacen muchos clientes y es que no está lo suficientemente valorado ya que esconde una gran cantidad de horas de trabajo por conseguir la fiesta perfecta que todo cliente necesita. Yo siempre digo que la varita mágica no existe en realidad aunque lo parezca por los resultados que obtenemos en cada evento.
Muchas veces no valoramos el trabajo de los demás simplemente por desconocimiento. Y esto no solo ocurre con nuestro trabajo organizando eventos, es en todos los ámbitos.
Todo lo que implica un evento realizado por la Event Planner
A continuación tienes un resumen de todo el proceso que lleva a cabo la event planner desde el momento que contactas con ella para que disfrutes de tu fiesta.
1 Primeros pasos
- Toma de datos con el cliente
- Elaboración de presupuesto
- Intercambio de mails
- Presupuesto final
- Aceptación del presupuesto
Hasta aquí, son 2 horas mínimo de trabajo.
- Visita al espacio
- Elaboración del boceto del diseño de la escena del evento
- Intercambios de mails con el diseño
- Elaboración del diseño final de la escena y la paleta de colores
Esta parte son más de 3 horas de trabajo
- Firma del contrato con cliente para tener seguridad de que todo será como se ha acordado y que no surjan malentendidos que nos lleven a no cumplir con lo que el cliente imagina o interpreta. Todo debe estar claro y recogido.
Más de 1 hora invertimos en esto.
2 Diseño y coordinación previa al evento
- Diseño gráfico de la temática al completo, basada en breafing y colores
- Adaptación del diseño gráfico a todos los elementos que integran la escena
Se consigue con más de 5 horas de trabajo
- Coordinación con proveedores y compras para que todo salga bien partiendo del diseño, la paleta de colores y el diseño de la escena:
Alquiler de mobiliario si es necesario
Repostería
Golosinas
Piezas para envolver y adaptar a la tematica
Globos
Cajas de Candy bar y regalos
Figuras y otros elementos + personalización de mesas
Supervisión de los trabajos de los proveedores
Envío a imprenta de todo esperando que salga bien a la primera
Recepción de material de imprenta y supervisión
Si algo ha salido mal, rectificar y enviar con consiguiente sobrecoste
Con otras 5 horas de trabajo, esta parte tan importante estará terminada.
- Envolver piezas del Candy, preparar carteles y etiquetas del Candy bar y demás
>2 horas
3 Ejecución del gran día
- Coordinar horarios con proveedores y espacio para realizar el trabajo el día del evento. Nada puede fallar, solo tenemos una oportunidad para que tu evento sea como lo has soñado.
>30´
- Preparar material y traslado al espacio donde trabajaremos
- -2-3 horas de montaje a cargo de varios profesionales para que todo salga bien
- -Desplazamiento a la oficina en espera de volver a recoger la escena a la hora acordada
- -Otro desplazamiento para recoger a la hora acordada
- -Recogida del material
- -Desplazamiento a la oficina-almacén para organizar el material
- -Fin de nuestros servicios
Unas 6 horas
4 El post evento
- Pago a todos los proveedores que han participado
1 hora verificando facturas y haciendo transferencias
- Contacto con el cliente para recibir su feedback y expresarle nuestro agradecimiento
Total horas trabajadas para un evento con decoración media
Total horas del trabajo de principio a fin: más de 30 horas de la event planner responsable de tu evento + las horas de cada proveedor trabajando en su área un mínimo de 8 horas cada uno.
Un total de 9 proveedores.
Puede hacerlo todo una event planner?
Yo diría que no!!
Evidentemente una buena profesional no produce todo lo que hay en un evento ya que por el bien de los clientes solo hace la parte en la que es experta por su preparación y experiencia.
Debe ser realizado por especialistas en cada área para que el resultado sea óptimo y profesional y de ahí que intervengan tantos proveedores.
Todas las decoraciones son importantes y llevan muchos detalles minuciosamente diseñados y producidos.
Tienes que tener la seguridad de que tu decoración se hará ante cualquier imprevisto
Si la responsabilidad de tu evento recae en una sola persona, ¿qué garantías te ofrece de que el trabajo se realice? Si, es así. Si surge un problema a la event planner y hay un equipo detrás, tu evento estará perfectamente decorado ya que esa persona ha coordinado y cada especialista sabe lo que tiene que hacer, pero si no hay proveedores detrás, nadie puede hacer el trabajo de la event planner ante un problema critico.
Ese es uno de los motivos principales por los que contratar a una event planner profesional es necesario, por la garantía que te ofrece, además de sus conocimientos y experiencia a la hora de orientar, elegir, coordinar y perfeccionar.
Tienes que elegir bien a la hora de contratar estos servicios.
Y ahora dime!!
¿tenemos la varita mágica?
Puede que lo parezca, pero a base de horas de trabajo y esfuerzo, pero nos encanta nuestro trabajo por duro que sea.
Es una vocación preciosa, cuidar y hacer felices a nuestros clientes.
Ahora que ya conoces un poco mas cual es el trabajo de la event planner o decoradora de eventos… a qué parece que tenemos una varita mágica? 😉
Este es un mensaje para decoradoras de evento o event planners
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